Egy céges rendezvénynél könnyű alá- vagy túlbecsülni az italigényt: az előbbi kellemetlen hiányhoz, az utóbbi felesleges kiadásokhoz vezethet. A reális kalkulációhoz a vendégszám mellett a program hossza, a napszak, az ételkínálat, a résztvevők összetétele és az esemény jellege is számít.
Útmutatónkban bemutatjuk, hogyan számolhatod ki a várható fogyasztást, miként válthatod át az adagokat palackszámra, és mekkora készlettel érdemes tervezni vízből, üdítőből, kávéból és jégből. Arra is kitérünk, mely tényezők indokolhatják a mennyiségek módosítását.
Egy háromórás céges állófogadásra általában 2–3 italadaggal érdemes számolni fejenként. Ez 50 vendégnél körülbelül 100–150, 100 főnél 200–300, 200 főnél pedig 400–600 italadagot jelent.
A kiszámolt mennyiséghez célszerű további 10–15% biztonsági tartalékot hozzáadni. A pontos igényt a rendezvény időpontja, hossza és programja, az ételkínálat, a vendégek összetétele, valamint az alkoholos és alkoholmentes italok tervezett aránya is befolyásolja.
Az italadagok a bárból kiadott sörre, borra, röviditalra, koktélra és prémium alkoholmentes koktélra vonatkoznak. A vizet, az üdítőket, a kávét, valamint a koktélokhoz szükséges alkoholmentes hozzávalókat külön kell kiszámítani.
Add meg a vendégek számát, majd szorozd meg az egy főre tervezett 2–3 italadaggal:
Vendégek száma × 2–3 italadag
Ezután számolj további 10–15% biztonsági tartalékkal:
Kiszámolt italmennyiség × 1,10–1,15
Például egy 100 fős rendezvénynél:
A kapott eredményt a rendezvény időpontja, hossza, programja és a vendégek várható fogyasztása alapján érdemes pontosítani.
A 2–3 ital/fős becslés egy átlagos, háromórás céges állófogadásra vonatkozik. Az óránkénti értékek elsősorban az aktívan fogyasztó vendégek várható fogyasztását mutatják, ezért a teljes létszámra számított átlag ennél alacsonyabb lehet. Egy hosszabb, zenés esti eseményen ugyanakkor a fogyasztás meghaladhatja az átlagos állófogadásra becsült mennyiséget.
A felső értéket nem érdemes automatikusan alkalmazni. Egy háromórás szakmai állófogadás és egy ötórás, táncos évzáró teljesen más fogyasztási mintát eredményezhet.
Nézzük meg, hogyan érdemes kiszámolni az adagokat!
| Vendégek száma | Alapmennyiség | 10–15% ráhagyással |
|---|---|---|
| 20 fő | 40–60 ital | 44–69 ital |
| 50 fő | 100–150 ital | 110–173 ital |
| 100 fő | 200–300 ital | 220–345 ital |
| 150 fő | 300–450 ital | 330–518 ital |
| 200 fő | 400–600 ital | 440–690 ital |
A táblázatban szereplő „ital” egy felszolgált adagot jelent, nem egy teljes palackot. Egy háromórás céges rendezvényen így 50 főre ráhagyással 110–173, 100 főre 220–345, 200 főre pedig 440–690 italadaggal lehet számolni.
Nagyobb eseménynél azonban már nemcsak az összmennyiség számít: a bárpultok és a bármixerek száma is meghatározza, hogy mennyi idő alatt szolgálhatók ki a vendégek, és kialakul-e sorban állás.
Az „egy ital” nem minden italtípusnál ugyanakkora mennyiséget jelent. A kalkulációhoz az alábbi rendezvényadagok használhatók:
| Italtípus | Egy adag | Egy palack tervezhető kihozatala |
|---|---|---|
| Sör | 0,33 liter | 1 palack vagy doboz = 1 adag |
| Bor | 1,5 dl | 0,75 liter = 5 adag |
| Pezsgő | 1,25 dl | 0,75 liter = 6 adag |
| Rövidital | 4 cl | 0,7 liter ≈ 16 adag |
| Koktél | 1 pohár | recepttől függ |
| Alkoholmentes koktél | 1 pohár | recepttől függ |
Miután megvan az összes italadag, el kell dönteni, milyen arányban kerüljön a készletbe sör, bor, koktél, rövidital és alkoholmentes választék.
Nincs minden céges rendezvényre használható univerzális arány. A helyes elosztást elsősorban az alábbiak határozzák meg:
A legpontosabb megoldás, ha a regisztráció során egy rövid kérdésben felmérjük, hogy a résztvevők inkább sört, bort, koktélt vagy alkoholmentes italt választanának.
Tegyük fel, hogy egy háromórás rendezvényre a ráhagyással együtt 160 italadagot tervezünk. Egy lehetséges elosztás:
| Kategória | Arány | Szükséges adag |
|---|---|---|
| Sör | 30% | 48 darab |
| Bor | 30% | 48 pohár |
| Koktél | 40% | 64 pohár |
Ebben az esetben:
Ha minden koktél 4 cl ugyanabból a tömény alapitalból készül, és egy 0,7 literes palacknál 16 kiadható adaggal számolunk, akkor négy palack szükséges:
64 adag ÷ 16 adag/palack = 4 palack
Ez a számítás csak a koktélokhoz szükséges tömény alapital mennyiségét mutatja. A szirupokat, citrusleveket, tonikot, szódát, gyümölcsleveket és garnírungokat az egyes receptek alapján külön kell összesíteni.
Háromórás, beltéri céges rendezvényre kiindulásként 0,5–0,75 liter ivóvízzel érdemes számolni fejenként, amennyiben más alkoholmentes italok is elérhetők.
Meleg időben vagy kültéri eseményen legalább 1–1,5 liter víz/fő javasolt. Erős hőség, közvetlen napsütés vagy aktív program esetén ennél nagyobb készletre is szükség lehet.
| Vendégek száma | Beltéri, háromórás rendezvény | Meleg, kültéri rendezvény |
|---|---|---|
| 20 fő | 10–15 liter | 20–30 liter |
| 50 fő | 25–38 liter | 50–75 liter |
| 100 fő | 50–75 liter | 100–150 liter |
| 150 fő | 75–113 liter | 150–225 liter |
| 200 fő | 100–150 liter | 200–300 liter |
TIPP: A vizet érdemes részben palackban, részben pedig kancsóban vagy vízadagolóból biztosítani. A kisebb kiszerelésű palackokból általában kevesebb félig elfogyasztott víz marad a rendezvény végére.
Háromórás céges eseményre általános kiinduló értékként 0,4–0,6 liter üdítővel, gyümölcslével és egyéb alkoholmentes itallal lehet számolni fejenként.
Az arányt növelni kell, ha:
Fontos külön kezelni a közvetlenül fogyasztott alkoholmentes italokat és a koktélok elkészítéséhez szükséges üdítőket, gyümölcsleveket, tonikot és szódát. Ezek mennyiségét mindig az egyes koktélreceptek alapján kell kiszámítani.
A kávéfogyasztás elsősorban a napszaktól függ.
| Időpont | Javasolt mennyiség |
|---|---|
| Reggeli esemény | 1,5–2 csésze/fő |
| Délutáni esemény | 1–1,5 csésze/fő |
| Esti rendezvény | 0,5–1 csésze/fő |
A rendezvényeken a kávéfogyasztás napszakonként jelentősen eltérhet. Reggel a résztvevők mintegy 60%-a, délután pedig körülbelül 40%-a választ legalább egy kávét, teát vagy koffeinmentes alternatívát.
A kávékészlet mellett érdemes külön gondolni:
| Vendégek száma | Beltéri rendezvény | Meleg, kültéri rendezvény |
|---|---|---|
| 50 fő | 35 kg | 45 kg |
| 100 fő | 70 kg | 90 kg |
| 150 fő | 105 kg | 135 kg |
| 200 fő | 140 kg | 180 kg |
A szükséges jég mennyisége attól is függ, hogy csak az italok felszolgálásához, vagy a palackok, sörök és borok hűtéséhez is használjuk.
Az italfogyasztás nem számítható ki teljes pontossággal. Még azonos létszám és időtartam mellett is jelentős különbség lehet két rendezvény között.
A 10–15%-os ráhagyás fedezheti:
A tartalékot elsősorban olyan bontatlan italokból érdemes kialakítani, amelyek később is felhasználhatók.
Növeld a mennyiséget, ha:
Csökkenthető a mennyiség, ha:
Az esküvők rendszerint hosszabbak, késő estig tartanak, és a vendégek fogyasztási szokásai is eltérhetnek. Egy esküvői kalkulátor ezért könnyen túlbecsülheti egy rövid céges állófogadás igényét.
Nem minden vendég fogyaszt alkoholt, és nem mindenki marad a rendezvény végéig. A pontosabb kalkulációhoz érdemes figyelembe venni az alkoholt nem fogyasztó vendégek, a sofőrök és a korábban távozók arányát.
A megfelelő alkoholmentes választék nem másodlagos tétel. Különösen céges rendezvényen sok vendég egyáltalán nem fogyaszt alkoholt, vagy csak egyetlen pohárral iszik.
A jég nemcsak az italokba kerülhet. A palackok hűtése, a tárolóedények feltöltése és a meleg idő jelentősen növelheti az igényt.
Egy koktél nem egyenlő egy 4 cl-es röviditallal. Lehet benne többféle alkohol, eltérő mennyiségű alkoholmentes hozzávaló, friss gyümölcslé, szirup és garnírung. A koktélkészletet mindig receptenként kell kiszámolni.
A számításokon túl számos gyakorlati részlet befolyásolhatja, hogy a megrendelt készlet valóban elegendő legyen, és a kiszolgálás is gördülékenyen működjön.
Igen, amennyiben a rendezvény alatt számukra is biztosítanak italt. A technikai személyzetet, előadókat, hostesseket, fotósokat és más közreműködőket érdemes külön soron feltüntetni, mert az ő fogyasztásuk eltérhet a vendégekétől.
Igen. Ha minden vendéget welcome drinkkel fogadnak, vagy a program része egy közös pezsgős koccintás, ahhoz külön egy adaggal kell számolni minden résztvevőre. Ezt követően lehet meghatározni a rendezvény további részére szükséges készletet.
A rendelést mindig a legfrissebb visszajelzések alapján érdemes véglegesíteni. Bizonytalan létszám esetén praktikus olyan italokból tartalékot képezni, amelyek bontatlanul később is felhasználhatók. A beszállítóval előre érdemes egyeztetni, meddig és milyen feltételekkel módosítható a rendelés.
Az ajánlatkéréshez általában szükség lesz a várható létszámra, a rendezvény időtartamára, a helyszínre, a program jellegére, az ételkínálatra és a kívánt italválasztékra. Fontos információ az is, hogy nyitott bár, italjegyes rendszer vagy fogyasztás szerinti elszámolás működik-e.
Nem feltétlenül. A túl széles választék megnehezítheti a készlet megtervezését, lassíthatja a kiszolgálást, és több maradékot eredményezhet. Egy átgondolt, változatos, de jól áttekinthető itallap általában könnyebben kezelhető.
Érdemes előre jelezni, mely italok tartalmaznak például tejet, tojást, glutént, koffeint vagy magas cukortartalmú összetevőket. Legyen elérhető cukormentes, koffeinmentes és növényi alapú alternatíva is, a különleges összetevőket pedig jól láthatóan tüntessük fel az itallapon.
A kiadott italok rögzítésével, a palackok rendszeres számlálásával vagy digitális elszámolási rendszerrel jól követhető a fogyasztás. Nagyobb eseménynél érdemes a rendezvény közben is ellenőrizni a készletet, hogy időben kiderüljön, ha valamelyik népszerű ital gyorsabban fogy a vártnál.
Az önkiszolgáló pult egyszerűbb lehet, de nehezebb pontosan követni a fogyasztást, és több félig elfogyasztott ital vagy túltöltés keletkezhet. Kiszolgált bár esetén jobban ellenőrizhető az adagolás, és a vendégek is könnyebben kérhetnek személyre szabott vagy alkoholmentes alternatívát.
A bontatlan, megfelelően tárolt italok későbbi rendezvényen is felhasználhatók, vagy a beszállító feltételeitől függően visszaválthatók. Erről mindig a rendelés előtt érdemes megállapodni. A felbontott, hűtést igénylő vagy friss alapanyagok felhasználhatóságát külön kell ellenőrizni.
Érdemes tisztázni, hogy bevihető-e külső ital, van-e dugódíj vagy kizárólagos beszállítói megállapodás, illetve rendelkezésre áll-e elegendő hűtőkapacitás, tárolóhely, pohár, vízvételi lehetőség és áramforrás. Ezek a feltételek az italválasztékot és a kiszolgálás módját is meghatározhatják.
Arra, hogy mennyi ital kell egy céges rendezvényre, nincs minden eseményre érvényes, egyetlen pontos válasz. A vendégek száma mellett figyelembe kell venni a program hosszát, a napszakot, a helyszínt, az ételkínálatot, a hazajutás módját és a résztvevők várható fogyasztási szokásait is.
A fenti számítások jó kiindulópontot adnak az italadagok, a víz, az üdítők, a kávé és a jég mennyiségének meghatározásához. A végleges készlet összeállításakor azonban érdemes az italválasztékot is tudatosan megtervezni, az adagokat palackszámra átváltani, és megfelelő biztonsági tartalékot hagyni.
A jól megtervezett italkínálat nem attól jó, hogy mindenből túl sok van, hanem attól, hogy a vendégek könnyen megtalálják a nekik megfelelő italt, miközben a kiszolgálás gyors marad, és a rendezvény végén sem marad indokolatlanul nagy készlet. Ha biztosra szeretnél menni, kérj személyre szabott kalkulációt a vendégszám, a program és a választott itallap alapján.
A gördülékenyen működő céges rendezvények mögött pontosan kiszámolt mennyiségek, gyakorlott bármixerek és a vendégekhez igazított itallap áll. Kitelepülünk a helyszínre, összeállítjuk az itallapot, és az alkoholmentes választékot is megtervezzük, hogy a bár körül ne alakuljon ki sor, és senki ne maradjon ki. Írd meg, hányan lesztek, meddig tart a program és hol rendezitek, a többit intézzük.
Hozzuk el a koktélbárt a rendezvényetekre!
A jól sikerült céges rendezvények és esküvők mögött gyakorlott bármixerek, pontosan kiszámolt italmennyiség és a vendégekhez igazított itallap áll. Kitelepülünk hozzátok az ország bármely pontjára: felépítjük a bárpultot, keverjük a koktélokat, és alkoholmentes választékot is viszünk. Mondd el, mit terveztek, és összeállítjuk a hozzá illő itallapot!
Havonta rengeteg új bloggal készülünk neked, amiben fontos tanácsokat és érdekességeket találhatsz. Légy tagja a Bestbar blog körnek!
Havonta rengeteg új bloggal készülünk neked, amiben fontos tanácsokat és érdekességeket találhatsz. Légy tagja a Bestbar blog körnek!
Ezek is érdekelhetnek
